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企业档案管理系统优点


栏目:企业档案管理

时间: 2020-12-27 19:22

编辑:修一

  在,办公自动化、合作办公、人事、财务、资金化、计划等管理App也不断更新、升级,成为推进现代化管理的重要方式和手段。信息化管理方式产生了大量的电子文件,企业推进文件数字化建设成为大势所趋。与传统纸质文件相比,电子文件有很多优点,但也有缺点,必须采取科学对策解决。
 
企业档案管理系统优点 - 档案常识库
 

  一、电子档案的优点

 

  1、共享优势。

 
  可通过网络传送电子文件,跨时间不同地点,由不同利用者共享,不受原件和“孤本”限制。这样的共享打破了用户数量的限制,同一文件可以通过复制、下载、网络传输、使用移动存储媒体等方式,使多个用户同时使用一个文件。
 

  2、便捷优势。

 
  通常纸质文件和实物文件的形式和内容是不能改变的。但是,电子文件可以很容易地被用户更改,文件信息可以快速搜索、分类、统计、汇总、打印和复制,从而更好地满足用户的各种需求。此外,电子文件可以不受时间和地点的限制,随时随地远程传输,极大地方便了用户对电子文件的需求。
 
 
电子档案的优点
 

  3、经济优势。

 
  与纸质文件相比,电子文件可以大大节省文件存储空间和大量纸张;当一个电子文件需要传递给多个用户时,可以通过邮件、网络传输等方式快速实现,提高工作效率;用户可以直接在电脑上阅读电子文档,档案人员也不必花费大量的时间和精力去拆钉、装订和携带纸质文件;电子文件可以重复使用,无需消耗。
 

  4、保全优势。

 
  电子文件的重用是无损的,这样可以很好的保存原始文件。然而,随着使用次数的增加,纸质载体上的信息会逐渐丢失、老化和损坏。
 

  5、开放优势。

 
  可以实现电子档案系统与其他信息资源的扩展和关联。利用人在电子档案中查询信息时,可同时获取其它相关信息资源,提高了档案的利用效率。
 

  二、系统应用优势

 

  1、推动制度建设

 
  网络环境下电子档案的利用具有诸多优势。但是电子档案的传递和利用,在为档案使用者提供方便的同时,也带来了档案信息易丢失、失真、泄密等问题。因此,企业应针对电子档案形成、保管、利用的各个环节,建立和完善电子档案管理制度,并严格实行,以提高电子档案信息的安全性、真实性。
 

  2、拓展新应用发现新价值

 
  网络技术与应用的飞速发展,电子信息技术已几乎渗透到企业管理的各个方面,企业档案在形成、传递、储存、利用等各个方面,其自身的运行规律也在不断变化,这就给企业档案数字化建设提出了新的要求和课题。在信息化的基础上积极探索和建立电子档案管理的新理念、新模式、新方法,才能更好地适应现代管理的需要。
 
纸质与电子档案优势互补
 

  3、纸质与电子档案优势互补

 
  利用电子档案和利用纸质档案各有优缺点。两者可相互补充,优势互补。虽然企业保存了数字电子档案,但仍需保存重要原始纸质文件作为保证和凭证。电子档案和纸质档案的双重管理可以更好地整合二者的优势和劣势,充分发挥档案的利用价值,更好地服务于企业的发展。




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