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企业档案管理系统有哪些内容


栏目:企业档案管理

时间: 2020-12-27 19:51

编辑:修一

  一、设计目标

 
  1.建立集团档案统一存储平台,可以利用统一存储平台存储分散在各部门的文件、资料和档案,提供多维度的档案资源分类,提高档案利用率。
 
  2.构建完善的档案管理平台,实现集团档案分类、分类、查询、借阅、归档、统计盘点、即时提醒等功能。
 
  3.创建一个统一的规划、设计和监控平台,可以提供统一的平台环境,使企业档案管理员能够迅速完成档案目录定制、元数据定制、版本管理、安全控制等工作,通过简单的配置操作就可实现档案的全面管理,并可针对不同部门、不同档案设置独立的管理监控策略。

 
企业档案管理系统有哪些内容 - 档案常识库


 
  4.由于集团档案资源的特殊性,建立精细数据安全保障体系是该系统实施的一个重点和难点。应将系统的权限管理细化到最小粒度,并具有权限回收机制和各种权限报告、操作日志,以确保档案安全。
 
  5.为用户提供符合实际工作情况的标准化生产管理流程,实现文件/档案从生成、修改、编辑、发放到移交、归档、整理、入库、使用,直至鉴定销毁全生命周期的管理。实现了全过程管理中编码规范统一,管理模板统一,确定性管理内容准确完善。
 

  二、系统实施要求。

 
  1.建立企业档案管理系统平台,实现企业档案规范化、合理化、规范化管理。
 
  2.逐步推进电子档案采集、归档过程的数字化改造,实现统一管理,方便快捷,优化资源配置,提高全过程的档案管理效率,逐步降低运作成本。
 
  3.强化集团总部电子档案安全管理控制机制,统一部署;
 
  4.构建完整的文件录入,电子化,归档和使用系统。


 
系统业务范围

 

  三、系统业务范围。

 
  1.文档:是由企业员工在日常工作中制作或获取的,与项目有关的各种文件,资料,图纸等。
 
  2.档案:企业内部因经营管理需要,或按国家法律、法规要求,需要保存,并保持原文件/文件不变的文件。
 
  3.统一标准:对一个固定的商业主题来说,已经被证明可以重复使用的结果。它的载体可以是文件,合同或者文件集。
 

  四、系统架构

 
  服务于企业档案管理所需的档案管理系统产品系统企业档案管理系统实际上是管理企业档案的整个生命周期,系统是从档案管理应用、基本存储和存储周期到归档/销毁的整个生命周期。
 
  有以下三方面的特点:
 
  首先,整合了大量分散的档案数据,
 
  其次,兼容不同的档案格式,可以同时支撑多种档案格式的内容,
 
  第三,便于企业使用和管理,形成一个统一高效的企业档案管理平台。

 
系统架构

 
 
  按照企业自身的行业特点和管理模式,共同规划和建立企业文档档案管理系统,建立档案管理系统框架,确定管理组织结构,共同规划文档档案的发展路径图和阶段目标,规划文档分类系统,制定档案权限控制系统,建立以档案管理信息系统为基础的企业文档管理系统,员工操作手册等。本企业在实际工作中,围绕档案收集、管理、使用、安全管控、多系统集成、常识库管理系统等几个主题,规划设计了档案管理系统方案,具体通过以下几个方面来实现整体建设目标。
 
  1、统一档案存储管理
 
  2、档案全生命周期管理
 
  3、标准化管理:
 
  4、接收控制
 
  5、整理管理
 
  6、共享性
 
  6、线性档案管理
  

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