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档案数字化加工企业[解析]


栏目:档案数字化【加工】

时间: 2020-12-24 14:27

编辑:橙子

  一、背景先容

 
  纸质档案数字化是企业真实档案现代化管理的需要,是企业档案科学发展的重要工作。纸质档案数字化有利于提高文件材料的归档率和完好率,保证档案的安全、完整、准确和系统,最大限度地保护原始档案,实现档案的快速检索和资源共享,为企业改革和发展提供优质高效的档案服务。
档案数字化加工企业[解析]
 

  二、定义概念

 
  纸面档案数字化处理是指利用扫描仪将纸面档案的进行扫描成电子的、数字化的原文本图像,并与原文本图像一一对应地挂接在档案管理信息系统中,以实现全息式档案信息利用服务。
 

  三、优势分析

 
  数字档案以其存储检索方便、传输快捷、信息共享等优点,成为企业档案科学化、现代化发展的必然趋势。纸制档案数字化后,可大大减少对原始档案实体的直接式利用,达到对档案实体进行保护的目的;在提供利用时,可实现根据地的在线快速浏览和资源共享,大大提高档案利用效率。
 

  四、加工流程

 
  1、分类,鉴定。首先要对数字化档案进行认真梳理,对存在的档号重复、页码漏、分页、合页等问题进行规范化处理。同时对档案进行整理鉴定,利用编制好的文件级目录,剔除重复、副本等。
纸面档案的进行扫描
  2、建立档案或档案级目录的资料库。根据整理好的文件目录,包括宗数、卷数、件数、名、号、存期限等著录标引,建立相应的EXCEL电子目录,方便数据导入档案管理App。
 
  3、文件移交。图书馆档案实体数字化前后、移出和移进库房,本校和外包企业,本校和外包企业当面清点数量,做好交接,履行签字手续。
 
  4、拆分并扫描。第一,移除实体档案中的装订物,并将其扫描到相应电子目录下。在扫描时严格格遵循并达到了数字化的技术规范,纸文档的分辨率为300dpi,照片的分辨率要超过600dpi,同时还能做到图像不折叠,不缺损,图像完整。
 
  5、图片处理,存储和命名。将扫描后的文件图像依次进行旋转、剪切、去边、去污等处理。将同一档案编号的文件及其附件合并,形成一个以PDF和TIFF两种格式存储的文件,实现电子档案的正确顺序。
 
  6、建立质量检验数据电子档案;外包企业提交的数字化档案资料必须经过质量检验,包括对每份电子文件的名称、档号和与之对应的目录数据库的名称、档号进行核对。检查图片位置是否正确,是否完整,是否有缺页、重页、错页等情况。同时还采用多种检索方式对电子档案进行抽查,以保证在线检索、调阅的准确性,对不符合要求的档案资料要重新扫描。对电子文档数据的检测,也包括病毒检测和运行检测等。
电子文档数据
  7、装订、归还纸质档案。影像等数据质检完毕后,应及时将纸质文件装订成册,装盒成册,交还档案馆保存。
 
  8、电子档案数据的挂接,备份和移交。将数字化处理后的档案数据挂挂到档案库相应的档案条目下。挂接可以分为以下几种情况:单次挂接,即一个目录关联一个原文;批量挂接,即一个条目关联多个原文;批量挂接目录原文,即多个条目关联多个原文。再通过局域网或因特网进行共享,用户授权,实现方便查询、打印等功能,完成档案数字化利用。


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