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档案数字化加工服务【详情】


栏目:档案数字化【加工】

时间: 2020-12-24 13:37

编辑:武松

        一、档案管理App及配套设备的配备

 
  
档案数字化处理无论外包还是自行进行,都需要档案管理App的支撑。纸质档案只有数字化后,才能使档案管理App物尽其用,否则,档案管理App就仅仅是一种类似简单数据库的管理,它只实现了档案目录级别的查询和目录打印等基本功能。
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  如果在档案数字化加工前本单位没有使用档案管理App,可以选择功能齐全的App,直接用于目录和原文管理;如果已经购买或自行开发了档案管理App,可以在此基础上进行升级或扩展。笔者所在单位将原购买的档案多星档案管理系统App升级到网络版,扩展各种功能。
 
  在升级过程中,还需要增加服务器,足够大的服务器硬盘,足够的交换机供内部使用,保证所有联网机器的畅通。在准备这些设备时,最好由档案部门、App升级服务单位、信息管理部门共同讨论各种设备的型号、大小、容量、网络配置等,做好前期准备工作,避免因设备不合适而影响数据整合和App升级的时间节点。
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  二、档案数字化加工过程及出现问题的解决方法

 
  全文扫描输入纸质档案的工作流程主要包括:扫描档案的选择与整理,正式扫描的参数设置,图像处理,目录输入(如果已经输入了目录,则可以取消该操作)。编辑从事扫描工作的经验表明,正式扫描和图像处理是两个最容易出现问题的环节。
 
  在正式扫描过程中,如果档案人员缺乏责任心,会导致漏扫、多次扫描和重复扫描,扫描的原始文件与编号不一致。只要有一个文档出了问题,就会影响整个产品文件内容的排序和数量统计,也会影响以后文件目录对应的原始链接。另外,如果图像处理不当,一些黑边、污点、歪斜等没有调整好,会影响以后提供和利用原文的质量。
 

  三、扫描档案的选择及整理

 扫描档案的选择及整理

  扫描文件的选择一般来说,扫描文件的选择基本上可以分为整体文件优先、年度优先、内容优先等。,先扫描利用率高的文件;对于利用率低、不解密或安全级别高的文件,以及保存价值高但不适合扫描的文件,暂停扫描。
 
  在总结其他单位经验的基础上,结合本单位的实际情况,优先对已存在较长时间且纸张已变脆的产品档案进行扫描,一方面可以挽救这些存在较大危险的档案,另一方面可以把这些档案扫描成电子文件,将经鉴定仍有保存价值的档案长期移交集团企业档案馆保存,同时可以腾出库房,减轻库容面积严重不足的危机。经鉴定,下一步就是对密级低、仅有一套图件且利用率高的各类档案进行扫描。

 

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