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档案数字化加工的外包-档案知


栏目:档案数字化【加工】

时间: 2020-12-24 13:51

编辑:武松

          一、为什么要选择外包?


        许多档案馆(室)人力有限,档案数字化处理流程复杂,存储的档案数量庞大,仅靠内部力量难以在规定时间内完成数字化工作。所以大家都希望通过外包加工来解决这个问题。档案数字化外包是指档案部门根据自身档案方面工作需要委托给相应的外包企业的档案数字化加工任务,并支付其相应的报酬。由外包企业安排人员根据流程进行数字化转换,档案部门可直接享有数据扫描、处理、存储、挂接等数字化成果的处理方式。目前,国内许多机构都采用档案外包的模式来促进自身档案工作的数字化发展,以降低自身档案机构的生产成本和人力投入。

档案数字化加工的外包

 

  二、怎样选择外包企业?

 

  (1)了解清楚企业的规模

 
  即调查企业的注册资本、人员规模和经营范围。一般情况下,需要选择注册资金1000万元以上、员工50人以上、经营范围内有数字处理服务的科技企业进行外包。相对来说,这种企业是有一定经济实力和规模的。考虑到长远利益和可持续发展,加工时一般不会以次充好,加工质量和售后服务相对有保障。出于安全考虑,档案部门可以要求企业提供项目管理机构的组成和参与处理人员的基本情况,以确定机构的资质,最终决定是否委托外包。
 

  (2)考察企业的业务能力

 
  即考察企业是否有能力数字化处理相应的档案业务。档案的数字化处理不同于机械硬件和电子元器件的处理。特殊的处理对象决定了档案加工具有其独特的工作规律和要求。因此,从档案文件保护、信息保密、处理质量等方面考虑,最好选择有文件意识、了解档案业务的企业外包。当档案部门在选择外包企业时,可考察企业对档案外包业务工作是否熟练,然后决定是否外包。

 

考察企业的技术状况 

  (3)考察企业的技术状况

 
  档案数字化有一套工作流程和多个处理环节,包括预处理、档案拆卷、图像扫描、图像处理、图像合并、字符识别、数据存储、磁盘刻录,数据挂接到实体恢复。每个环节都有具体的技术指标和规范要求。如果外包企业不了解数字化工作流程或者流程中各个环节的技术要求,就很难保证数字化产品质量。因此,可以相应的要求外包企业提供企业内部的技术文件,重点先容企业对各个数字化处理环节的理解和具体实施方法。如有需要,可以请企业做模拟操作演示。
 

     (4)要求企业提供成功案例

 
  调查成功案例的目的是了解外包企业文件的数字加工经验。选择外包企业时,建议文件部门了解外包企业在文件数字加工方面有多少成功案例,判断外包企业是否真正有能力承包这项业务。考虑到行业文件的特点不同,条件允许的情况下,最好选择有行业加工经验的企业外包。

 

实地考察企业的项目管理水平 

  (5)实地考察企业的项目管理水平

 
  最好的考察管理水平的方法是实地走访加工现场。档案部可以从现场员工纪律是否严明,物品摆放是否有序,环境是否整洁,操作是否规范,安全是否可靠等方面判断项目经理的管理能力,从而获得外包企业整体管理水平的印象。若现场管理状况良好,管理制度得到有效落实,这样的外包企业就比较放心。
 

  (6)收集外包企业客户的反馈信息

 
  也就是说,外包企业数字化加工工作的效果是由用户反馈的信息来判断的。在选择外包之前,最好能够联系一到两个曾接受过本企业加工服务的档案单位,听取他们对外包加工双方沟通的情况,例如,外包加工双方沟通是否顺利,用户方是否采纳合理化建议,加工人员是否经常变动,是否有延误,产品验收合格率有多高,实体档案还原质量是否理想,资金结算是否合理,售后服务是否到位等。档案室根据用户反馈意见,结合其他检查内容,对外包企业数字化服务质量进行综合评价,并最终决定是否委托外包。
我司(案多星)有档案数字化外包服务,并且已经有了长达十多年的研究,在专业这一方面您请放心,如果有这一方面的需求,请选择大家!

 

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