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城建档案数字化加工规范


栏目:档案数字化【加工】

时间: 2020-12-24 13:54

编辑:橙子

  一、前期准备工作

 

  1.摸清基本情况

 
    通过对存量城建档案资料的统计分析,了解档案的基本情况,确定档案数字化处理所需的卷数和内容,并计算出页数。
 城建档案数字化加工规范—档案常识库

  2.制定实施方案

 
    确定数字处理的页数、时间和价格,落实数字处理资金,提出数字质量要求。
 

  3.落实加工单位

 
    鉴于多年来积累的城建档案数量巨大,档案数字化处理工作量大、任务重,办案人员信息化专业常识普遍薄弱,很难在短时间内独自保质保量完成数字化工作。因此,最可行的方法是选择一家优秀的、合格的专业企业进行档案的数字化处理,并以其专业优势和丰富的经验开展工作。
 
  档案扫描:在档案扫描前,扫描人员要认真查看沉程單,阅读者录信息,进行认真比对,并按一定规则建立子目录。扫描时,要严格按文件自然顺序扫描,根据纸张情况选择扫描方式,注意避免倾斜,注意调整亮度、对比度,不得遗漏和重复。

信息化 

  二、各流程规范

 

       1.原始档案调阅

       由于每天都有大量档案被借阅,城建档案馆应安排专人移交档案,履行相关交接手续,并确保权责明确,有据可查。
 

  2.档案分析

       一个卷宗根据材料的纸张、颜色等不同,需要进行消蓝去污、制作色彩、拼接等不同的工艺处理。
 

  3.档案扫描

       在扫描文件之前,扫描员应仔细检查流程表,阅读记录信息,仔细比较,按照一定的规则制作子目录。扫描时,严格按照文件的自然顺序扫描,根据纸张情况选择扫描方式,注意不要倾斜,调整亮度、对比度,不要遗漏和重复。
 

  4.扫描质检

       设立专门岗位和专人负责对初步加工的成品文件进行技术检验,并协调和纠正错误。要求逐页检查,包括倾斜度超标、污渍面积超标、缺页、白页、重复、字迹不清、翻页、描述项缺失、描述数据错误等。
 描述数据

  5.建立书签

       有些卷宗的页数较多,为了提高查询速度,每一卷都要扫描完后,根据该卷的卷宗目录建立书签。
 

  6.著录索引

       城建档案馆纸质档案按总登记号入库。为了实现数字文件和纸质文件之间同样的论文生成方式,并保持统一,扫描App管理系统中应记录每个文件的总注册号。
 

  7.总检

       扫描件完成后,要对档案进行全面检查,内容包括扫描质量是否符合要求,书签、著录索引是否齐全。




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