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档案数字化加工安全


栏目:档案数字化【加工】

时间: 2020-12-24 14:01

编辑:橙子

  一、安全注意事项


       1、涉密档案数字化前,要对原始文件进行整理和准备。不允许将机密文件与非机密文件混合进行数字化,也不允许将机密文件作为非机密文件进行数字化。
 
       2、在数字化之前,对于加工所需的所有计算机、扫描器、存储U盘等,必须通过保密部门的专项审查,符合安全保密要求的才可使用,有安全保密隐患的不得使用。对于涉及机密档案数字化加工场地中使用的所有设备,应通过一定的技术手段,将信息出口移除或封闭,保证数据无接口,防止信息泄漏。
 档案数字化加工安全- 档案常识库
       3、如涉及到涉密档案应对数字化的人员进行管理,外包时应检查企业是否有秘密资质,并且对应操作人员应该定期去参加保密培训。
 
       4、无论是党政机关、企业、事业单位,涉及国家机密的档案一旦离开单位,就会增加不可控因素。所以,对涉密文件进行数字化处理的工作场所都应设置在本单位内部,严禁将涉密文件从原单位带离。
 
       5、在档案数字化的场所不能将水杯带入工作区,以防止打翻水杯导致损坏原始档案。
如何避免档案泄密

  二、如何避免档案泄密

 
       1、构建完善的领导体制和工作机制。建立档案数字化处理领导小组,下设办公室,明确监督和保密管理的职责,并将责任落实到人。协助解决数字化过程中遇到的相关问题及相关责任的落实。
 
  按照《中华人民共和国保密法》《中华人民共和国保守国家秘密法实施条例》、《档案数字化外包安全管理规范》等相关法律法规的要求,健全档案数字化工作的各项管理制度,特别是按照《档案数字化外包安全管理规定》的要求,完善档案数字化工作的全套监督管理制度,尤其是安全保密管理制度。
 
  2、引入监督机制,强化过程管理监督机制,可以有效控制档案数字化处理过程,记录和监督各个环节;它可以及时发现文件处理和传输中存在的问题,防止操作人员出错和丢失文件。监督机制可以分析文件处理过程中遇到的问题,并提出改进建议,帮助管理者堵塞漏洞,增强文件数字化管理的安全性。
引入监督机制 
  3、加强数字信息存储设备的管理数字处理中使用的计算机和设备必须与其他网络完全物理隔离,禁止安装具有无线互联功能的硬件模块和外围设备。项目完成后,在委托方的监督下,通过符合保密规定的方法彻底清除所有加工设备中存储的档案信息,或将设备中的硬盘留给委托方保存。


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