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档案数字化加工录入


栏目:档案数字化【加工】

时间: 2020-12-24 14:05

编辑:雪梨

  

一、改革以前的方法整理录入

1、目录数据录入及修改  
   

(1) 卷内文件目录著录(即一份文件必须要录入的项目),  
   
a文件名称:即文献标题,一般应照实抄录。  
   
b页码:本卷中文件第一页的页码。例如:“01”。每一卷的最后一份文件的页号应在页码后加“一”标志本卷结束,  
   
例如:“99-101”。如果最后一份文件只有一页也须用“一”表示结束,例如“99-99”。(注意:切记不能使用“/”、“止”等表示结束)。  
   
c密级:公文签发机关对公文规定的保密等级。  
档案数字化
   
(2)案卷目录著录(即一本案卷必须要录入的项目)  
   
a案卷标题:即案卷标题可以概括所有文件的大致含义。  
   
b起止时间:开始立卷和结束立卷的时间,以“年.月一年.月”表示,例如:“2000.01-2000.12”。  
   
c页数:是一本案卷的总页数。  
   
d全宗号:档案馆给立档单位指定的编号,全宗号在输入时必须采用3位数,不足3位数须在前面补“0”,例如:“015”。  
   
e档案案卷号:由“目录号/案卷号”组成,“案卷号”要统一要求4位数。不足前面补“0”,例如:“A1.1/0001”。  
   
f保管期限:在建立卷宗时规定出卷宗的保管期限。根据《档案保管期限表》确定。  
   
g文件份数:一个案卷内的文件份数  
档案数字化
   

2、归档改革以后的方法整理录入  


      
   
 归档方法的区别在于:将目录号“A1.2”改为现在的以年度归档的“2004”;案卷号的3位数改为只写“0”的机构代替;顺序号的3位数改为现在的件号4位数。  
   
   
a目录数据修改:是对上述提到的目录数据录入时少数量错误进行修正,修改只针对于档案的全宗号、目录号/年度、案卷号、顺序号/件号几项,其它视情况而定。  
   
b保管期限:立卷时给卷内文件划定的保管期限,根据《档案保管期限表》确定。  
   
c全宗号:档案馆给立档单位指定的编号,全宗号在输入时必须采用3位数,不足3位数须在前面补“0”,例如:“015”。  
   
d目录号/年度:此处只须录入目录号,无须录入年度。目录号分别用A1.“X”、A2.“X”、A3.“X”表示。“X”为目录的流水顺序列如:“A1.2”、“A2.3”。  
   档案数字化
e案卷号/机构:此处只须录入案卷号,无须录入机构。案卷号必预采用4位数,不足4位须在前面补“0”,例如:“0015”。  
   
f顺序号/件号:是按卷内文件排列先后顺序填写的序号,即件号必须采用3位数,不足3位须在前面补“0”,例如:“001”。  
   
g责任方:创建或负责文件内容的组织或个人,也就是文件的签名部分。录入多个不同责任者时必须用“/”分隔开,不能使用空格或“”,例如:“王一/李五/王六”,如果一份有三个以上联合发文的单位,只需录入前三个单位。  
   
h文件编号:文件制发机构的文件编号或图形编号。输入多个不同的文件编号时必须用“/”分隔开,不能使用空格或“”,例如:“XX/XX/XX”。  
   
i文件时间:指文件形成的时间,一般指文件最后存放的时间。标准格式为:“年.月.日”,例如:“1999.09.07”。录入的时候要用“,”来分隔,不能使用空板,“——”“/” 档案数字化加工录入  。
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