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职工档案数字化加工


栏目:档案数字化【加工】

时间: 2020-12-25 10:43

编辑:橙子

    一、背景概况  

       随着社会经济和现代信息技术的发展,如何做好员工档案的数字化管理与建设工作,已成为企业档案管理工作的重要内容。可以使企业的管理工作适应时代的发展。  

    二、加工流程  

       1、根据职工档案文件的分类号或专业号进行调卷,同时对调出的档案材料认真清点,避免差错。  
       2、拆卷时,在拆卷过程中,不要损坏原档案,并对档案仔细检查,是否存在漏页缺页或其他错误问题,检查标注是否正确。  
职工档案数字化加工-档案常识库
       3、扫描档案时,要按照相应的规范标准配置扫描仪,如果原始档案状况不佳,纸质档案磨损,应逐个扫描。扫描人员应确保电子文档内容与原件相符,并注意文档顺序,扫描仪完成后,应与档案总页数核对。  
       4、修图。修图阶段通常是修正作业,根据纸质文件的部分情况整理扫描后形成的电子文件。确保电子文件图像清晰图像无杂质。在修改过程中,也可以尝试恢复文件的原貌,但请注意不要影响今后的使用。  
       5、上传备份。企业人事档案部门应当指定专人将扫描的电子人事档案上传到企业档案数据库,并做好上传后的准备工作。  
       6、装订。在装订文件之前,必须检查人事资料,确保与进行调整时的文件状态相同。主要是检查档案状态是否正确,档案编号是否正确等。  
       7、还库。进行档案归还的工作人员应检查归还档案室的档案资料,归还档案要与调取一致,并由档案管理人员确认。  
加工管理

    三、加工管理  

      1、制度管理  

       文件数字化涉及人员安全财产等各个方面的工作,要建立和完善相应的规章制度和工作细则,并由专人负责监督管理。  

      2、场所管理  

       企业应在规定工作进行加工,工作场所应符合国家相关要求。场所要符合建立标准规范安全的工作场所,现场要配备视频监控设备,使数字化过程始终处于安全可控的状态。  

      3、设备管理  

       扫描的设备及配件由委托加工单位提供的,设备质量必须要求,并接受企业存取的安全管理。工作设备和储存介质不得外运修理,工作场所的外应进行保密技术处理,并经企业批准。  

设备管理

      4、人员管理  

       数字加工人员应经常进行安全和质量教育,签订保密合同加强保护文件安全的意识。国家秘密和企业商业秘密相关文件禁止扫描上传,接受系统。应定期组织文件内容、安全措施管理手段等自我检查,加强有针对性的安全技能培训和演练,发现问题及时整改。  



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