733亚洲必赢路线检查-366net手机版-登录

石家庄档案数字化加工


栏目:档案数字化【加工】

时间: 2021-02-17 15:29

编辑:武松

  
      随着社会信息化的快速发展,各种信息以数字化的形式呈现、保存和传输。档案是国家重要的信息资源,建立数字化文件资源体系是档案工作适应时代发展要求,满足各领域广泛需求的有力体现。笔者在本文中结合实际工作经验,分享档案数字加工过程的管理和注意事项。

 

石家庄档案数字化加工 - 档案常识库

  一、数字化加工过程管理

 

  (一)档案数字化加工前期管控

 
  1.成立机构、配备好人员、设备及充足的资金。首先要成立数字化加工的机构,配备既熟悉档案工作,又熟悉信息管理的人员参与档案数字化工作。同时做好设施设备和资金的保障工作,这是数字化加工的基础性工作。
 
  2.制定数字化管理制度、流程及数字化方案。制定纸质档案数字化加工方案和管控流程。如《档案数字化案卷交接表》《档案数字化案卷登记表》《数字化文件登记表》《数字化加工案卷(文件)验收表》等一系列表格和相应的制度、方案等。
 
  3.确定数字化加工的内容和种类。首先要根据企业实际情况,确定哪些档案需进行档案数字化加工
 
  一是单位项目建设档案数量大,占档案数量的95%。其中,前期报建文件竣工图和竣工验收等重要的文件资料是必须要扫描进行数字化的。

 

单位项目建设档案数量大
  二是永久保存的文书档案也是需要进行扫描数字化加工的文件资料。然后,按照确定的数量和种类及相关的费用预算,编制出单位的数字化加工工作计划。
 
  4.建立规范的档案信息化管理运行系统和环境。创造一个质量合格,运行迅速的档案管理信息系统是非常重要的。并且要根据职能不同,在系统中设置不同的使用权限。以保证档案信息的安全管理。
 

  (二)严格数字化加工过程控制

 
  数字化的前提是档案资料的准确、清晰、完整,因此,需要数字化的档案资料应一一核对,以保证其准确性。严格按照数字化流程进行工艺过程的操作。纸型档案的数字化处理流程为:提卷—编页—校对—录入加工数据—扫描—图像处理—验收成品数据—抽查图像—挂图—数据库图像检查—数据质量检查—还原装订—入库。每个连接点都不能有疏漏。

 

重视数字化过程安全管控

  (三)重视数字化过程安全管控

 
  一是与外包单位签订数字化加工协议,协议中必须重点强调保密内容和泄密责任与惩罚措施,防止泄密事件的发生,切实保障档案安全。数字处理过程中,外包企业人员应遵守有关规定和要求,统一管理手机和移动设备,切断处理空间的网络,进行数据隔离,确保档案信息的安全,文件存储应考虑的是磁盘存储器或移动硬盘等,由单位档案人员负责数据挂接,禁止外包人员进入档案数据库。外包单位数字化加工人员需有专人管理,采取临时抽查和日常检查相结合的方式随时进行审核。检验内容为:数字化操作程序是否规范有序,是否造成档案损坏等,对存在的问题要严格要求整改和处罚。需确保纸质档案数字化工作的安全有序,加强数字化加工整体流程的跟踪控制。

 

推荐:政务档案管理系统

733亚洲必赢路线检查|366net手机版

XML 地图 | Sitemap 地图