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档案管理系统方案


栏目:政务机关档案管理

时间: 2021-02-04 16:15

编辑:武松

 

           一.档案管理系统的建设意义

 
  文件
管理系统的建设对企业的快速发展有很大意义。目的是通过文件信息化,文件的日常管理、分类、查询等工作可以通过信息系统完成,通过计算机输入大量文件信息,制作各种主题目录,真正意义上完成文件资金的快速检索,实现手动检索对计算机检索的全面过渡,大大提高了文件检索的效率。

 

 档案管理系统方案 - 档案常识库

  二.系统的设计目标

 
  (1)提高办公效率,共享数据,方便档案的管理和利用。
 
  (2)确保档案数据的长期性,以满足对档案查阅的要求。保证档案数据的真实、长期、数据安全为根本出发点。
 
  (3)技术上要保证系统的规范性、一致性、完整性、可扩展性和可维护性。
 
  (4)电子档案生成的真实性。
 
  (5)工作流的审批。审批过程也要档案化,并不可更改。
 

  三.系统的总体设计

 

  (1)系统总体架构

 
  分层的体系架构能够保证系统的稳定性、健壮性及灵活的伸缩性。

 

 系统主要功能

  (2)系统主要功能
 

  1:档案交接.档案交接是面向一般用户的功能模块,一般用户根据实际的归档情况进行归档。具体过程是归档人提交移交归档申请,填写需要归档的文件清单目录及上传文件实体,经审批同意后,档案员进行归档登记。
 
  2:档案整理.档案的核心管理功能,实现对接收来的文件按照不同的档案类别进行整理,包括对档案的分类管理、组卷管理和接收总账查询管理。
 
  3:档案借阅.实现档案的借阅功能,档案的使用人员可以进行档案借阅和档案授权浏览。档案管理人员可以进行档案归还提醒和档案归还操作。
 
  4:档案复制.实现档案的复制功能,档案的使用人员可以进行档案复制申请及复制后文件销毁申请。档案管理人员可以进行档案复制情况的查询。
 
  5:档案销毁.档案使用人员发起销毁申请,选择复制的档案文件副本及销毁的文件份数,经审批后,发至档案人员进行办理。档案管理人员可以进行档案销毁情况的查询。

 

 档案销毁

  6:权限控制.档案授权:档案管理人员可以根据档案的类型设置该类型档案是否完全公开,若设置不公开,则可以通过档案授权控制,选择档案目录,授权相应的人员。系统会自动记录授权日志。授权日志:档案管理人员可以查看所有档案的授权日志。
 
  7:条码管理.条码规则设置:档案管理员根据档案类型设置每种档案的条码编号规则。条码打印:档案管理员根据条码编号,可以根据档案的编码,打印条形编码。

 

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